Booking af lokaler i De Frivilliges Hus

7076

Booking af lokaler i De Frivilliges Hus

I De Frivilliges Hus har vi 11 mødelokaler og en stor foredragssal, der kan benyttes alle ugens dage mellem kl. 8.00-22.00. Foreninger og grupper har mulighed for at benytte lokalerne til deres aktiviteter og arrangementer.

Gå til booking.frivillighuset.dk for at booke lokaler på Hadsundvej 35.

Sådan booker du
For at kunne booke lokaler skal du anmode om at blive oprettet som bruger. Din anmodning vil blive behandlet inden for 3 dage. Når du har modtaget en mail om oprettelse, kan du frit logge ind og booke lokaler. Din bruger er personlig, og der kan tilknyttes flere brugere til jeres forening/gruppe.

Oversigt over lokaler og faciliteter
Stueplan: lokale 9-11. OBS: Der er ikke adgang til lokalerne i stueetagen via elevator.
1. sal: lokale 1-8 + Salen

Klik her for at gå på virtuelt besøg i Frivillighuset og se alle mødelokalerne hjemmefra. Det fungerer på samme måde som Google Streetview, hvor du kan klikke dig rundt i huset med musemarkøren.

Oprettelse
For at kunne booke lokaler skal du anmode om at blive oprettet som bruger. Din anmodning vil blive behandlet inden for 3 dage. Når du har modtaget en mail om oprettelse, kan du frit logge ind og booke lokaler. Din bruger er personlig, og der kan tilknyttes flere brugere til jeres forening/gruppe.

Login:

  1. Når du er godkendt som bruger, skal du logge ind med det tilsendte brugernavn (mailadresse) og adgangskode (mobilnummer). Derefter får du automatisk tilsendt en engangskode på SMS, som du skal bruge for at få adgang til bookingsystemet.
  2. Hvis din computer spørger, om den skal opdatere adgangskoden, efter du har skrevet SMS-engangskoden, skal du klikke ‘Nej tak’.

Booking:

  1. Når du er logget ind, vælger du en dato i kalenderen til venstre.
  2. Nederst i lokaleoversigten, finder du et ledigt lokale i de grønne felter. Klik på det ønskede starttidspunkt ud for mødelokalet.
  3. Udfyld oplysninger. OBS: Det du skriver i feltet ’Aktivitet’, vises på infotavlerne i huset.
  4. Skal bookingen gentages, vinger du af og angiver interval i dage og antal gentagelser. Hvis du f.eks. skal bruge lokalet hver tirsdag i 8 uger, angiver du: Interval: 7 og gentagelser: 8.
  5. Færdiggør bookingen nederst ved at klikke ’Book’.
  6. Nu bliver du ført tilbage til startsiden, og kan finde dine bookinger oppe i højre hjørne under ”Mine bookinger”. Her kan du også ændre og slette dine bookinger.
  7. Bookingen skal godkendes, og du modtager en bekræftelse fra os indenfor 3 dage.

Booking
Bookinger skal foretages senest tre døgn inden, lokalet ønskes benyttet, og kan ligeledes ændres/slettes indtil tre døgn før bookingen finder sted. Der skal bookes mindst én time. De foreninger, der låner lokaler gratis eller betaler gebyr har fortrinsret og kan derfor booke lokaler 9 måneder frem. Andre brugere, der betaler kommerciel takst, kan booke 3 måneder frem.

Skiftetid mellem bookinger
Et lokale kan først bookes 30 min. efter den foregående booking i lokalet er afsluttet. Skiftetiden er angivet som grå felter i lokaleoversigten, og er beregnet til, at den afsluttende bruger har 15 min. til at rydde op og forlade lokalet, og den kommende bruger har 15 min. til at gøre klar og tage imod sine deltagere. Book kun lokalet i det tidsrum, du skal bruge.

Pinkode
Du får tilsendt en mail med en pinkode, når din booking bekræftes og igen dagen før din booking. Pinkoden giver adgang til indgangen til mødelokalerne på bagsiden af huset og til det mødelokale, du har booket. Hvis du har booket lokale 9, 10 eller 11 beliggende i stuen, giver pinkoden også adgang fra trappen til døren ind til De Frivilliges Hus. Pinkoden giver ikke adgang gennem forhallen.

Pinkoden er aktiv fra 15 min. før bookingen starter til 15 min. efter den slutter.

Hvordan skal jeg efterlade lokalerne?

  • Ryd op og fjern affald.
  • Tør bordene af efter brug.
  • Efterlad stole- og bordopstilling som beskrevet på oversigten i lokalet.
  • Luft ud og husk at lukke vinduerne.
  • Sluk smartboardet.
  • Sluk lyset og luk døren. Døren låser 15 min. efter endt booking.

I modsat fald vil der blive faktureret 1 time for oprydning.

OBS: Det er ikke tilladt at tænde levende lys i lokalerne.

Faciliteter
Alle mødelokaler undtagen lokale 6 og 9 har et stort smartboard, som du kan tilslutte din computer/mac. Smartboardet kan også bruges som whiteboard. Desuden er der teleslynge i Salen og lokale 5.

Elevatorindgang
Der er elevator til mødelokale 1-8 og foredragssalen på 1. sal. OBS: Adgang til lokale 9-11 i stueetagen er ikke muligt for gangbesværede og handicappede, Der er ikke adgang via elevator til lokale 9-11 i stueetagen

Aflysning eller ændring af et lokale kan foretages indtil tre døgn før bookingens start. Gå ind under ”Mine bookinger”, når du er logget ind i bookingsystemet, fremsøg lokalet og klik på lokalet under ”Aktivitet”. Nu kan du ændre og opdatere bookingen eller slette bookingen i bunden af siden.

Ved afbestilling med kortere varsel end tre døgn af et lejet lokale betales et afbestillingsgebyr på kr. 50. Er fristen for selv at aflyse overskredet, skal du henvende dig til De Frivilliges Hus på tlf. 98 11 13 44 eller frivillighuset@frivilllighuset.dk.

  • Alle bookinger skal knyttes til en ansvarlig med et CVR-nummer eller CPR-nummer. Hvis din forening/gruppe ikke har et CVR-nummer, vil du derfor blive bedt om at angive dit CPR-nummer.
  • Lokalerne kan anvendes til møder, frivillige sociale aktiviteter, foredrag, undervisning og lignende samt kulturelle aktiviteter af ikke-kommerciel karakter.
  • Lokalerne må kun benyttes til den aktivitet, der er søgt om og givet tilladelse til. Såfremt der afholdes et arrangement med entré, skal det oplyses under bemærkninger ved booking, og så skal der betales for brug af lokalet.
  • Lokalerne må ikke bruges til salgsarrangementer, aktiviteter såsom træning og kreative værksteder, behandlinger, fester og lign.

Hvorvidt I kan låne lokaler gratis, skal betale lånegebyr eller leje afhænger af hvilken typen forening/organisation I er, og hvad lokalet benyttes til. Se hvem, der hører under hvilken kategori, nedenfor og kontakt os, hvis I er i tvivl.

  1. Gratis udlån
    Frivillige sociale foreninger, §18 foreninger og grupper, der laver socialt arbejde for personer i udsatte eller sårbare situationer
  2. Lånegebyr (19 kroner i timen)
    Folkeoplysende foreninger, samråd, læseklubber, politiske organisationer, fagforeninger, Aalborg Kommune, herunder børnehaver og dagplejer.
  3. Leje (300 kroner i timen)
    Kommercielle/private foreninger og virksomheder, ejer- og boligforeninger, forkyndende organisationer og kirkesamfund, privatpersoner (herunder også studerende), arrangementer med billetsalg, private dagplejer samt andre kommuner, regioner og stat.

Brugere, som har et arrangement med billetsalg, skal altid betale leje (300 kroner i timen) for det enkelte arrangement, selvom man falder ind under ikke-betalende.

Lokalegebyret for folkeoplysende foreninger og andre i kategori 2 er 19 kroner per time uanset lokale.

Lokalelejen for brugere i kategori 3 er 300 kroner per time uanset lokale.

Se kategorisering i forrige spørgsmål “Hvem kan LÅNE gratis og hvem betaler LEJE for lokalerne?”

Eventuelle regninger udsendes to gange årligt.

Alle mødelokaler kan bookes alle ugens dage hele året rundt i tidsrummet 8:00 – 22:00.

OBS: Lokale 9-11 i stueplan er forhåndsreserveret af De Frivilliges Hus på hverdage indtil kl. 16.00, fredage dog kun til kl. 15. Lokalerne kan bookes i tidsrummet efter aftale. Ring på tlf. 98 11 13 44 eller skriv til frivillighuset@frivillighuset.dk.

Du er meget velkommen til at medbringe mad og drikke, og gøre brug af foreningskøkkenet på 1. sal. Det er ikke tilladt at efterlade fødevarer i køkkenet. Det er ikke muligt at bestille forplejning i huset.

Faciliteter i foreningskøkkenet
Køleskab, ovn, mikroovn, kogeplade, opvaskemaskine, kaffemaskine, elkedel og alm. køkkengrej til madlavning. Desuden er der middagsservice til 70 personer og kaffeservice til 100 personer.

Bruger du lokalerne ofte, er det muligt at få en lille skabsplads ude i gangen på 1. sal, hvor der f.eks. kan opbevares te og kaffe. Kontakt De Frivilliges Hus.

Ønsker du at booke lokaler andre steder i Aalborg, kan du f.eks. booke lokaler hos Aalborg Bibliotekerne i Rendsburggade 2 eller Huset i Hasserisgade 10.

Se evt. kommunens oversigt over lokaler til frivilligt socialt arbejde her.

Har du andre spørgsmål vedrørende booking af mødelokalerne i De Frivilliges Hus, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 98 11 13 44 eller booking@frivillighuset.dk.